Jak działa Unistore
Funkcje systemu Unistore
Bezpośrednie połączenie systemu z urządzeniem skanującym znajdującym się w Twojej firmie. Po odpowiednim skonfigurowaniu urządzenia, zostaje ono połączone z Twoim kontem Unistore, zapewniając automatyczne przesyłanie skanowanych dokumentów prosto do archiwum o nieograniczonej pojemności.
Archiwizacja online. Wszystkie dokumenty wprowadzone do archiwum są przechowywane w chmurze, czyli na dysku zlokalizowanym na serwerze Unistore. Zapewnia to łatwy dostęp do archiwum tylko przy pomocy przeglądarki internetowej, bez względu na aktualne miejsce przebywania.
Analiza treści [OCR]. Unistore automatycznie przetwarza i rozpoznaje treść oraz budowę wszystkich archiwizowanych dokumentów. System pozwala na podział dokumentu na sekcje (np. nagłówek, adres, data, dane kontrahenta), dzięki czemu zawartość poszczególnych obszarów może zostać przeniesiona do zdefiniowanych przez użytkownika formularzy, opisujących dodatkowo zeskanowane dokumenty.
Klasyfikacja dokumentów. Użytkownik może zdefiniować bazę wszystkich typów dokumentów przechowywanych w archiwum - jak np. faktura, zamówienie, umowa. Podczas wstępnego przetwarzania dokumentu istnieje możliwość sklasyfikowania go i przypisania do konkretnego typu. Z czasem system uczy się jakie dokumenty wprowadza użytkownik i stara się je klasyfikować automatycznie.
Opisywanie dokumentu. Z każdym typem dokumentu użytkownik może skojarzyć własny formularz opisujący go. Na przykład dla faktury zdefiniować pola: numer faktury, kontrahent, data wystawienia. Podczas klasyfikacji dokumentu, można łatwo wypełniać te formularze, wskazując gdzie na dokumencie znajdują się wartości poszczególnych pól, bez potrzeby ich ręcznego przepisywania.
Sprawne wyszukiwanie dokumentów Unistore zapewnia kilka możliwości łatwego dotarcia do danych zgromadzonych w archiwum. Dzięki funkcji przetwarzania treści dokumentów, użytkownik może znaleźć dany plik po prostu wpisując w wyszukiwarce słowa, które znajdują się w jego treści. Dzięki funkcji opisywania dokumentów za pomocą formularzy istnieje możliwość łatwego filtrowania rejestru dokumentów według pól formularzy i budowania dowolnie złożonych zapytań - np. typ: faktura, data wystawienia: poprzedni miesiąc, nazwa kontrahent: Xyz.
Udostępnianie dokumentów na zewnątrz. System zapewnia możliwość łatwego udostępniania dokumentów prosto z archiwum, bez potrzeby ich powielania. Do każdego dokumentu można wygenerować bezpośredni link i wysłać go mailem do kontrahenta. Można skorzystać także z funkcji "Gość", dzięki której po zalogowaniu się na dodatkowe konto, kontrahent uzyska dostęp do wybranego zbioru dokumentów. W ten sposób możesz zapewnić np. dostęp do wszystkich faktur z danego miesiąca dla Twojej kancelarii podatkowej, bez potrzeby fizycznego przesyłania dokumentów.
