Ładowanie dokumentów do archiwum Unistore odbywa się za pomocą skrzynek odbiorczych. System dostarcza podstawowe rodzaje skrzynek odbiorczych, które mogą być z łatwością bezpośrednio integrowane z większością średniej klasy urządzeń skanujących i wielofunkcyjnych.
Po utworzeniu nowego archiwum administrator systemu może utworzyć dowolną ilość skrzynek odbiorczych w sekcji Skrzynki odbiorcze w panelu administracyjnym. Aby utworzyć nową skrzynkę należy skorzystać z polecenia w prawym górnym rogu widoku:
Skrzynka odbiorcza typu FTP
Skrzynka odbiorcza typu FTP służy do ładowania dokumentów za pomocą protokołu FTP (File Transfer Protocol). Jest to podstawowy protokół służący do przesyłania plików w internecie. Po utworzeniu tego typu skrzynki użytkownik otrzymuje unikalny adres FTP, na który można wysyłać dokumenty, wraz z nazwą użytkownika i hasłem służącym do autoryzacji dostępu do tego adresu:
Aby podejrzeć hasło dostępu do skrzynki należy kliknąć link Pokaż.
Jeśli Twoje urządzenie obsługuje protokół FTP, po utworzeniu tego typu skrzynki należy skonfigurować podany adres docelowy FTP, nazwę użytkownika i hasło jako punkt wysyłania dokumentów w urządzeniu skanującym. W większości przypadków podczas konfiguracji FTP w urządzeniu skanującym należy wybrać opcję przesyłania dokumentów w trybie pasywnym.
Skrzynka odbiorcza typu Email
Skrzynka odbiorcza typu Email służy do ładowania dokumentów do systemu za pomocą wysyłania ich jako załączniki wiadomości na określony adres Email. Po utworzeniu tego typu skrzynki użytkownik otrzymuje unikalny adres Email, na który można wysyłać dokumenty:
Jeśli Twoje urządzenie obsługuje wysyłanie dokumentów na adres Email, po utworzeniu tego typu skrzynki należy skonfigurować podany adres docelowy Email jako punkt wysyłania dokumentów w urządzeniu skanującym.
Ogólne parametry skrzynek odbiorczych
Podczas tworzenia nowych skrzynek odbiorczych należy ustawić następująco dodatkowe parametry skrzynek:
- Nazwa - jest to nazwa skrzynki odbiorczej wyświetlana w systemie (dowolna).
- Kod skrzynki - jest to unikalny kod skrzynki, który może zostać użyty podczas automatycznego numerowania dokumentów napływających do danej skrzynki. Jest to dowolny, unikalny ciąg znaków. Na przykład po ustawieniu kodu skrzynki na S1, dokumenty napływające do danej skrzynki mogą otrzymać w numerze kod S1 (np. FAKTURA/S1/2013/2119834).
- Automatyczna kategoria - po ustawieniu w tym polu wybranej kategorii dokumentów, wszystkim dokumentom ładowanym do tej skrzynki zostanie automatycznie ustawiona ta kategoria. Dzięki tej funkcji można realizować funkcję automatycznej archiwizacji z pominięciem etapu opisywania dokumentów.
- Identyfikator - służy do utworzenia fizycznego adresu na naszym serwerze, na który wysyłane są dokumenty. Na podstawie tego identyfikatora zostanie utworzona nazwa użytkownika dla skrzynki FTP lub nazwa użytkownika adresu Email dla skrzynki Email. Przykładowo, jeśli Twoja nazwa klienta to klient, tworząc nową skrzynkę Email z identyfikatorem biuro, otrzymasz na naszym serwerze adres Email do wysyłki dokumentów klient-biuro@....
- Typ skrzynki - tutaj określasz, czy skrzynka ma być typu FTP, czy Email.
- Język - każdy dokument wpadający do skrzynki jest przetwarzany za pomocą silnika OCR. Aby poprawnie rozpoznać słowa zawarte w zeskanowanych dokumentach, należy w tym polu określić w jakim języku będą one ładowane do danej skrzynki.
Obsługa dokumentów wielostronicowych
Unistore obsługuje zarówno jednostronicowe jak i wielostronicowe dokumenty skanowane. Jednostronicowe dokumenty mogą być ładowane zarówno w formacie PDF, jak i w dowolnym formacie graficznym, np. JPEG, PNG, TIFF.
W przypadku wielostronicowych dokumentów obsługiwane są tylko dokumenty w formacie PDF. Urządzenie skanujące powinno posiadać funkcję łączenia wielu stron tego samego dokumentu w jeden plik PDF, a następnie wysyłki tego pliku do jednej ze skrzynek odbiorczych Unistore.
Funkcja tworzenia wielostronicowych plików PDF dla pojedynczego dokumentu jest jedną z podstawowych funkcji współczesnych urządzeń skanujących.
Przetwarzanie dokumentów w skrzynkach odbiorczych
Po załadowaniu dokumentu do skrzynki odbiorczej dokument trafia do widoku danej skrzynki w głównym panelu Unistore. Jednak zanim dokument pojawi się w skrzynce musi zostać przetworzony przez silnik OCR oraz nasze algorytmy analizy szablonu dokumentu. Z tego powodu dokument może nie pojawić się natychmiastowo po jego wysłaniu z urządzenia (w zależności od aktualnego obciążenia jednego z serwerów przetwarzania dokumentów).
Wysyłany dokument przed umieszczeniem go w archiwum Unistore trafia najpierw do kolejki przetwarzania i może pojawić się w danej Skrzynce odbiorczej z opóźnieniem. Aby sprawdzić status przetwarzania i dowiedzieć się ile dokumentów z danej skrzynki znajduje się w danej chwili w kolejce przetwarzania, należy użyć polecenia Sprawdź status, dostępnego w widoku każdej skrzynki odbiorczej:
