Czy Unistore jest bezpieczny?
System Unistore zapewnia bezpieczeństwo przechowywania i dostępu do danych na kilku poziomach. Pierwszy dotyczy przechowywania kopii zapasowej co zabezpiecza użytkownika przed utratą danych w razie awarii. Drugi to funkcje szyfrowania danych – stanowi to najlepsze zabezpieczenie danych przed kradzieżą, manipulacją lub nieuprawnionym dostępem do danych.
Szczegółowe poziomy zabezpieczeń systemu Unistore to:
- Twoje dane są zaszyfrowane jednym z najsilniejszych obecnie algorytmów szyfrowania AES 256, natomiast klucze szyfrujące zabezpieczone są za pomocą algorytmu RSA 1024 . Nawet my nie jesteśmy w stanie podejrzeć Twoich dokumentów. Oznacza to też, że w przypadku utraty haseł dla wszystkich użytkowników systemu oraz klucza prywatnego szyfrowania (dostępnego z poziomu konfiguracji systemu dla administratora) dane będą niedostępne.
- Dostęp do aplikacji odbywa się poprzez łącze szyfrowane w standardzie SSL. Oznacza to, że nikt nie może przechwycić Twoich danych przesyłanych z serwerów Unistore.
- Dane są przechowywane domyślnie na dwóch dyskach lustrzanych (w macierzy RAID 1). Oznacza to, że w przypadku awarii jednego z nich, możemy odzyskać Twoje dane korzystając z ich obrazu na drugim dysku.
- Codziennie wykonywana jest kopia zapasowa Twoich danych. Twoje dane są wówczas przesyłane do oddzielnej fizycznie lokalizacji. W przypadku całkowitej awarii serwera głównego, odzyskamy Twoje dane z kopii bezpieczeństwa.
Czy możecie zdeszyfrować i odzyskać moje dokumenty w przypadku utraty hasła?
Niestety nie. Traktujemy poważnie wymagania naszych klientów co do bezpieczeństwa ich danych. Gdybyśmy mogli to zrobić, oznaczałoby to również, że w przypadku nieautoryzowanego dostępu do repozytorium, mogłaby to zrobić inna osoba.
Wszystkie klucze szyfrujące dokumenty w archiwum są dodatkowo zaszyfrowane przez parę kluczy RSA 1024. My znamy tylko klucz publiczny z tej pary (dlatego możemy szyfrować dokumenty), natomiast klucz prywatny jest znany tylko administratorowi systemu. Obie pary kluczy administrator systemu może podejrzeć w panelu konfiguracji systemu. Dlatego bardzo istotnym elementem z punktu widzenia możliwości odzyskania danych w przypadku utraty hasła administratora systemu jest skopiowanie tej pary kluczy i przechowanie w bezpiecznym miejscu. Jest to pierwsza czynność, którą powinien wykonać administrator systemu po utworzeniu konta w systemie.
Czy mogę korzystać z systemu Unistore będąc poza firmą/domem?
Tak, główną zaletą Unistore jest możliwość korzystania z archiwum bez względu na nasze miejsce przebywania. Z Unistore masz dostęp do dokumentów także za pośrednictwem urządzeń mobilnych.
Jakie urządzenia skanujące są obsługiwane?
Obsługiwane są wszystkie sieciowe urządzenia skanujące (posiadające gniazdo LAN lub interfejs WiFi), z funkcją rozsyłania skanów z pomocą protokołu FTP lub poprzez Email. W skrócie: jeśli Twoje urządzenie skanujące może być podłączone do sieci wewnętrznej firmy, może również zostać bezpośrednio podłączone do Unistore.
Dodatkowo Twoje urządzenie skanujące powinno zapewniać możliwość tworzenia wielostronicowych skanów w formacie PDF (co zapewnia obecnie większość standardowych urządzeń na rynku).
W jaki sposób mogę dodawać dokumenty do archiwum?
Dokumenty do archiwum dodawane są wprost z Twojego urządzenia skanującego do Skrzynki odbiorczej systemu Unistore. Po założeniu konta w systemie możesz skonfigurować dowolną ilość Skrzynek odbiorczych następujących typów:
- FTP - po założeniu takiej skrzynki otrzymasz unikalny adres FTP wraz z loginem użytkownika i hasłem, na który można wysyłać dokumenty. Następnie ten adres FTP konfigurujesz w swoim sieciowym urządzeniu skanującym (zazwyczaj w trybie pasywnym).
- Email - po założeniu takiej skrzynki otrzymasz unikalny adres Email, na który można wysyłać dokumenty. Następnie ten adres Email konfigurujesz w swoim urządzeniu skanującym jako miejsce docelowe wysyłania dokumentów.
Jakie rodzaje dokumentów są obsługiwane?
Podstawowym standardowym formatem dokumentu obsługiwanym przez Unistore jest wielostronicowy dokument PDF. Podczas skanowania dokumentu wielostronicowego, wybierz w swoim urządzeniu opcję łączenia stron w jeden dokument PDF, a następnie skonfiguruj wysyłanie skanowanych dokumentów do skrzynki odbiorczej systemu Unistore.
Dla dokumentów jednostronicowych obsługiwane są dowolne formaty obrazkowe - np. JPEG, TIFF, PNG.
Poza tym do skrzynek odbiorczych systemu Unistore możesz ładować również inne dowolne dokumenty - np. dokumenty tekstowe i arkusze kalkulacyjne Microsoft Office/OpenOffice. Unistore rozpoznaje ich zawartość podobnie jak w przypadku dokumentów skanowanych.
W jaki sposób utworzyć konto i zalogować się do systemu?
Aby utworzyć konto w systemie najpierw należy założyć konto w tej witrynie, wybierając odpowiedni pakiet danych, a następnie aktywować konto linkiem przesłanym na podany adres email. Po aktywacji konta, tworzone jest nowe konto klienta w systemie. Tworzone jest wówczas również pierwsze konto administratora systemu o nazwie admin.
Do systemu możesz zalogować się za pomocą przycisku Zaloguj do systemu, który widoczny jest w panelu użytkownika po zalogowaniu do tej witryny. Nie musisz jednak logować się do witryny aby zalogować się do swojego archiwum. W panelu użytkownika witryny widoczny jest również bezpośredni link logowania do systemu, który możesz zapisać w swoich zakładkach przeglądarki i za jego pomocą logować się do systemu bezpośrednio.
Panel użytkownika witryny można wyświetlić zawsze po kliknięciu przycisku Moje konto u góry strony.
Czy mogę dodać innych użytkowników mojego archiwum?
Tak. Możesz dodawać dowolną ilość użytkowników do swojego archiwum, a także dowolnie konfigurować uprawnienia dostępu do poszczególnych rodzajów dokumentów, skrzynek odbiorczych lub folderów. Po założeniu konta w witrynie otrzymujesz bezpośredni link logowania do systemu, oraz swoje konto administracyjne archiwum o nazwie użytkownika admin i haśle takim, jakie podałeś podczas tworzenia konta w tej witrynie.
Kolejnych użytkowników dodajesz już bezpośrednio w panelu administracyjnym systemu Unistore. Po utworzeniu nowych kont, wystarczy że przekażesz im bezpośredni link logowania do systemu (widoczny w panelu użytkownika witryny), aby mogli się samodzielnie logować do Twojego archiwum.
Panel użytkownika witryny można wyświetlić zawsze po kliknięciu przycisku Moje konto u góry strony.
Czy po założeniu darmowego konta jest możliwość przejścia na plan płatny?
Po założeniu darmowego konta użytkownicy w każdej chwili mogą wykupić wersję płatną. Zmiana pakietu z darmowego na płatny odbywa się w widoku parametrów konta tej witryny (po naciśnięciu przycisku u góry Moje konto, a następnie Edycja konta).
Czy mogę zmienić pakiet na mniejszy?
Istnieje możliwość zmiany pakietu na mniejszy, jeśli obecne wykorzystanie przestrzeni dyskowej na to pozwala. Na przykład jeśli Twój pakiet to 2GB, a obecnie wykorzystujesz tylko 500MB, możesz powrócić do pakietu darmowego 1GB.
Co się stanie, jeśli przekroczę mój pakiet danych?
W momencie wyczerpania się wybranego pakietu danych, nowe dokumenty wysyłane z urządzenia skanującego nie zostaną dodane do Twojego archiwum Unistore. Aby przywrócić funkcję dodawania nowych dokumentów, należy zwiększyć pakiet danych. Oznacza to również, że nigdy automatycznie nie zaczniesz ponosić dodatkowych kosztów związanych z wykorzystywaniem systemu, bez wcześniejszej akceptacji poprzez zmianę pakietu.
Obecny stopień zużycia przestrzeni dyskowej widoczny jest na pasku postępu w widoku konta użytkownika tej witryny (po kliknięciu przycisku Moje konto u góry strony).
Czy mogę usuwać dokumenty z archiwum?
Istnieje możliwość usuwania dokumentów z archiwum Unistore, jednak w celu ochrony użytkownika przed przypadkowym usunięciem danych dokumenty te nadal przechowywane są w repozytorium Unistore. Dokumenty te nie są prezentowane w rejestrach archiwum, lecz administrator systemu zawsze może je przywrócić.
Dlaczego nie widzę moich dokumentów po wysłaniu ich do Unistore?
Może być to spowodowane jednym z dwóch powodów.
Po pierwsze dokumenty wysyłane do skrzynek odbiorczych Unistore przed trafieniem do archiwum poddawane są najpierw wstępnej obróbce za pomocą mechanizmów OCR. Ten proces może trwać od kilkunastu sekund do kilkunastu minut (w zależności od bieżącego stopnia obciążenia serwerów). Status kolejki swojej skrzynki odbiorczej możesz zweryfikować za pomocą polecenia Sprawdź status, znajdującego się w prawym górnym rogu widoku skrzynki odbiorczej.
Drugą przyczyną może być błąd w konfiguracji skrzynki w Twoim urządzeniu skanującym. Jeśli wysłałeś dokumenty i nie pojawiają się one w skrzynce odbiorczej ani nie widać ich w informacjach o statusie przetwarzania skrzynki odbiorczej, skontaktuj się z nami w celu identyfikacji przyczyny problemu.
Dlaczego nie widzę podglądu dokumentu w Unistore?
Podgląd dokumentów PDF w Unistore wymaga zainstalowania na komputerze użytkownika technologii Java. Więcej na ten temat tutaj.
